Bogføringsloven er under forandring. Loven, som er vedtaget 19. maj 2022, fremstår nu mere nutidig og tager hensyn til den digitale verden, vi lever i. Samtidig indeholder loven krav, som skal hindre økonomisk svindel gennem fiktive virksomheder.
Loven implementeres i forskellige tempi. Den 1. juli 2022 trådte første del i kraft. Den 1. januar 2023 træder nye krav i kraft.
Under hensyntagen til de store omvæltninger den nye bogføringslov medfører, med krav om brug af godkendte digitale bogføringssystemer, krav om digital opbevaring og opbevaring af sikkerhedskopi af registreringer og bilag hos tredjemand (som træder i kraft tidligst i 2024), skal du som ansvarlig for virksomhedens regnskabs- og økonomistyring være særligt opmærksom på de forhold, der trådte i kraft pr. 1. juli 2022:
- Udvidelse af definitionen af regnskabsmateriale
- Krav om løbende afstemninger
- Beskrivelse af bogføringsprocedurer
- Øget bogføringskontrol og revisortilsyn samt skærpet straf
Definitionen af regnskabsmaterialet
Som noget nyt skal du skal fra 1. juli 2022 opbevare al dokumentation, der ligger til grund for oplysningerne i noterne og ledelsesberetningen, og alt dokumentation, der ligger til grund for skøn og vurderinger, foretaget i forbindelse med udarbejdelse af virksomhedens årsrapport.
Opbevaringen skal ske på samme måde som opbevaringen af alle andre bilag, der ligger til grund for bogføringens registreringer – nemlig på betryggende vis. Tidligst fra 2024 kommer der krav om digital opbevaring.
I langt de fleste tilfælde vil fastlæggelsen af det regnskabsmateriale, der kræves opbevaret, være forholdsvis ukompliceret, men hvis du er i tvivl, kan du altid spørge din revisor.
Præcisering af, hvornår der skal foretages afstemninger
Fra 1. juli 2022 skal man også foretage nødvendige afstemninger hver gang, der foretages en indberetning eller angivelse af moms, skatter, afgifter samt årsrapporter. Afstemningerne skal senest foretages og foreligge på datoen for udløbet af fristerne for disse lovpligtige indberetninger.
I mange tilfælde kan kravet til afstemninger relativt let efterkommes. Det vil fx være tilfældet, når revisor forestår virksomhedens bogføring og dermed allerede foretager de nødvendige afstemninger.
Beskrivelse af bogføringsprocedurer
For bogføringspligtige virksomheder, foreninger m.v., der enten er pligtige til at aflægge en årsrapport efter årsregnskabsloven, eller som har en nettoomsætning over kr. 300.000 to år i træk, stilles der nu krav om, at der udarbejdes en beskrivelse af virksomhedens bogføringsprocedurer.
Beskrivelsen skal omhandle virksomhedens bogføringsprocedurer, herunder procedurer for løbende registrering af transaktioner og betryggende opbevaring af regnskabsmateriale. Det skal også anføres hvilke medarbejdere, der er ansvarlige for de enkelte procedurer.
Erhvervsstyrelsen har udarbejdet en skabelon, som kan være en hjælp til korrekt beskrivelse af bogføringsprocedurerne. Skabelonen indeholder de elementer, som du skal have taget stilling til i beskrivelsen af bogføringsprocedurerne. Ved at anvende skabelonen er man sikker på, at beskrivelsen opfylder kravene i loven.
Du skal udarbejde en procedurebeskrivelse fra førstkommende nye regnskabsår efter offentliggørelsen af skabelonen. Det vil sige, at for virksomheder med kalenderårsregnskaber skal beskrivelsen af bogføringsprocedurerne foreligge 1. januar 2023.