Ny bogføringslov: Optimer din virksomheds bogføring med den nyeste vejledning

Erhvervsstyrelsen har opdateret sin vejledning om bogføring, der tidligere er udgivet i juli 2024.

Med den nye vejledning står din virksomhed over for nye og spændende muligheder for at forbedre jeres bogføringsprocesser og samtidig opfylde kravene i bogføringsloven. Det er essentielt for dig og din virksomhed at holde dig ajour med disse ændringer for at udnytte de muligheder vejledningen åbner op for.

Hvad er nyt i den opdaterede vejledning?

Der er en række opdateringer i vejledningen:

• Der er udgivet flere bekendtgørelser siden den forrige vejledning, og flere krav er blevet konkretiseret.
• Ikrafttrædelsen af bogføringsloven er gået ind i en ny fase, hvor kravet til virksomheder om digital bogføring begynder at blive obligatorisk.
• Vejledningen inkluderer nu et helt nyt kapitel 7, der specifikt adresserer digital bogføring og valg af bogføringssystem.

Vælg det rette bogføringssystem

Det nye kapitel guider din virksomhed, hvordan du bedst vælger og implementerer digitale bogføringssystemer, der ikke kun opfylder bogføringslovens krav, men også optimerer din virksomheds interne processer.

For at kunne vælge det optimale digitale bogføringssystem for din virksomhed, skal du starte med at kortlægge hvilke krav, de skal stille til deres fremtidige bogføringssystem.

Disse krav kan opdeles i to grupper:

1. Hvilke krav skal virksomhedens bogføringssystem opfylde for at systemet opfylder bogføringsloven?
2. Hvilke forretningsprocesser i virksomheden vil med fordel kunne understøttes af et digitalt bogføringssystem?

Vælg et system med effektive automatiseringer

Når du vælger at benytte et registreret digitalt bogføringssystem, bør du stadig, ved anskaffelse af det nye system, være opmærksom på, hvordan udbyderne af systemerne har valgt at automatisere processerne.
Derfor er det vigtigt, at du vurderer flere af de mulige systemer i forhold til, i hvor stor grad de forskellige registrerede bogføringssystemer vil kunne bidrage til en administrativ lettelse i din virksomhed.

Eksempel på dette kan være, hvor meget integration, der er i systemet med virksomhedens bank.

Dette kan bidrage til lettelser ved afstemning af bankkonti, overførsel af ind- og udbetalinger samt bidrage til et bedre kontrolmiljø i din virksomhed. Du kan bl.a. vurdere ud fra behovet for:

• import og eksport af betalinger til bogføringskladder
• import af poster fra banken til brug til afstemning
• selve afstemningen af bankkonti i systemet
• eventuelt mulighed for automatisk overførsel af poster fra afstemningen til en bogføringskladde.

Branchespecifikke eller generelle bogføringssystemer?

På markedet for bogføringssystemer findes der både registrerede og ikke-registrerede systemer, som er rettet mod specifikke brancher, men der findes også mange generelle bogføringssystemer, som har indbygget integration til branchespecifikke systemer og apps, og som ligeledes understøtter automatisering af arbejdsprocesser i forskellige brancher.

Derfor kan du med fordel både undersøge bogføringssystemer, som er branchespecifikke, og bogføringssystemer som ikke er branchespecifikke, før du tager det endelige valg i forhold til et nyt digitalt bogføringssystem.

Den opdaterede vejledning indeholder også en række punkter, som du bør overveje inden du vælger virksomhedens bogføringssystem, herunder hvilke konkrete forhold du bør kortlægge i relation til de forskellige stamdata, som din virksomhed har brug for i relation til virksomhedens transaktioner.

For køb af varer og/eller tjenesteydelser er det fx vigtigt at vurdere, hvilke data der for din virksomhed er en fordel at registrere og derfor bør være en del af stamdata på varekortet, så dette fx kan bidrage til

• minimering af indtastninger ved senere brug af data ved registrering af køb og salg eller
• ved udtræk af data til brug til interne analyser og opgørelser til eksterne parter herunder også offentlige myndigheder. Fx ved længere varebeskrivelser, intrastat koder, momskoder, leverandørnummer, leverandørens varenummer, varegrupper, vægt, Co2-aftryk, opsætning af bogføring i forhold til moms, finanskonti og andre bogføringsdimensioner, mv.

Fremtiden for bogføring

Den opdaterede vejledning signalerer en klar retning mod yderligere digitalisering og strømlining af bogføringsprocesser. Dette er ikke kun en administrativ forpligtelse, men en mulighed for at udnytte teknologi til at opnå mere præcise og effektive arbejdsmetoder.

For virksomheder betyder dette en fantastisk mulighed for at revidere og forbedre deres interne systemer, hvilket kan føre til ikke kun overholdelse af lovgivningen, men også til markante forbedringer gennem automatisering og integration.