Sådan er reglerne, hvis du afholder digital generalforsamling

Ikke-børsnoterede selskabers ordinære generalforsamling skal afholdes i så god tid, at selskabets godkendte årsrapport kan indsendes til Erhvervsstyrelsen senest 5 måneder efter regnskabsårets afslutning.

De fleste selskaber har kalenderåret som regnskabsår og skal dermed indsende årsrapport senest den 31. maj 2022. Det er med andre ord sæson for afholdelse af ordinære generalforsamlinger.

Selvom restriktionerne er ophævet, er covid-19-pandemien fortsat over os. I mange selskaber vil man igen i 2022 have et ønske om at afholde generalforsamling helt eller delvist elektronisk. Ud over den åbenlyse sundhedsmæssige betydning – i form af begrænset smittespredning – ved en elektronisk generalforsamling, kan bekvemmeligheden ved muligheden for digital deltagelse desuden potentielt styrke fremmødet til generalforsamlingen.

Digital afholdelse af generalforsamlinger har ikke givet anledning til problemer i 2020 og 2021, idet regeringen udstedte en bekendtgørelse i 2020, hvorefter generalforsamlinger kunne afholdes digitalt uanset indholdet af selskabets vedtægter.

Bekendtgørelsen udløb imidlertid den 31. december 2021, og selskabslovens regler skal således igen iagttages, hvis selskaber ønsker at afholde ordinær generalforsamling helt eller delvist digitalt.

Fuldstændig digital generalforsamling

I henhold til ordlyden i selskabslovens § 77, stk. 2, vil et selskab alene kunne afholde en fuldstændig elektronisk generalforsamling, hvis denne metode er foreskrevet i selskabets vedtægter.

I tilfælde af at vedtægterne ikke indeholder en bestemmelse om fuldstændig elektronisk afholdelse af generalforsamling, vil en vedtægtsændring således som udgangspunkt være påkrævet.

For en sådan ændring i vedtægterne skal de almindelige regler for vedtægtsændringer påses, hvorved beslutningen skal vedtages af generalforsamlingen med et flertal på 2/3.

Kræver det en fysisk generalforsamling med evt. vedtægtsændring forud for en digital generalforsamling

Betyder det så, at man kun kan afholde en fuldstændig digital generalforsamling, hvis man først mødes til en fysisk generalforsamling og beslutter en vedtægtsændring?

Nej.

Selskabet kan, jf. bemærkningerne til selskabsloven, med samtykke fra samtlige kapitalejere beslutte, at den kommende generalforsamling skal afholdes fuldstændig elektronisk trods manglende hjemmel hertil i vedtægterne.

Desuden er der i mange selskabers vedtægter indsat en bemyndigelse til, at det centrale ledelsesorgan fra gang til gang kan bestemme, om generalforsamlingen skal afholdes fuldstændig elektronisk. Selvom dette forekommer at være en god, praktisk løsning, bemærkes det, at modellens lovmæssighed er udfordret i den selskabsretlige teori (herunder bl.a. af professor Erik Werlauff).

Delvist digital generalforsamling

Hvis selskabet ikke ønsker at overgå til fuldstændig elektroniske generalforsamlinger gennem en vedtægtsændring, kan selskabets centrale ledelsesorgan med hjemmel i selskabslovens § 77, stk. 1, beslutte, at generalforsamlingen skal afholdes delvist elektronisk.

Under denne ordning vil der som supplement til fysisk fremmøde være mulighed for at deltage digitalt.

Afholdelse af en delvist elektronisk generalforsamling kræver ikke direkte hjemmel i vedtægterne, idet muligheden dog modsat kan være udelukket af en vedtægtsbestemmelse om, at generalforsamlingen alene kan afholdes fysisk.