Ny vejledning for digitale underskrifter på selskabsdokumenter

En række vigtige selskabsdokumenter skal i henhold til selskabsloven underskrives for at opnå retsvirkning, herunder eksempelvis:

• Stiftelsesdokumenter
• Generalforsamlingsprotokollater
• Ejerbeviser
• Protokol over forhandlingerne i det øverste ledelsesorgan
• Revisionsprotokol
• Opløsning ved erklæring
• Omdannelsesplaner

De pågældende dokumenter kræver derfor enten en fysisk eller digital underskrift for at få retsvirkning efter sit indhold.

Erhvervsstyrelsen har den 9. juli 2021 udgivet en vejledning om brugen af digitale underskrifter på selskabsretlige dokumenter. Vejledningen finder udelukkende anvendelse på dokumenter, der efter selskabsloven skal underskrives.

Dette indebærer, at vejledningen bl.a. også finder anvendelse på dokumenter, der ikke skal indberettes til Erhvervsstyrelsen, men som efter selskabsloven alligevel skal underskrives, som eksempelvis et generalforsamlingsprotokollat, hvor der ikke er truffet anmeldelsespligtige beslutninger.

Vejledningen gælder ikke på regnskabsdokumenter, som i stedet er behandlet i indsendelsesbekendtgørelsen.

Hvis en digital underskriftsløsning kategoriseres som værende en kvalificeret elektronisk signatur, forpligter Forordningen medlemsstaterne til at anerkende denne på lige fod med en fysisk underskrift.

Dette betyder modsat, at digitale signaturer, der kategoriseres som enten elektroniske signaturer eller avancerede elektroniske signaturer, ikke efter Forordningen kan kræves at have samme virkning som en fysisk underskrift i medlemsstaterne.

Udbydere af kvalificerede signaturer

Forordningen foreskriver imidlertid tillige, at medlemsstaterne ikke kan nægte en digital underskrift alene begrundet i, at underskriften er elektronisk, eller at den ikke opfylder kravene i Forordningen til at være en kvalificeret elektronisk signatur. En digital underskrift kan derimod nægtes retsvirkning, såfremt underskriftsløsningens sikkerhed findes tvivlsom, eller hvis det ikke er muligt at identificere underskriveren på baggrund af underskriften.

Kategoriseringen af de enkelte digitale underskriftsløsninger foretages af nationalt udpegede tilsynsorganer i medlemsstaterne. Forordningen forudsætter derfor en vis grad af gensidig tillid mellem medlemsstaterne ved vurderingen af de enkelte underskriftsløsninger, der således kan have direkte virkning i de øvrige medlemslande.

EU-kommissionen har i denne forbindelse oprettet en liste over kvalificerede tillidstjenesteudbydere (udbydere af kvalificerede elektroniske signaturer) i de forskellige medlemsstater (eIDAS Trusted List).

Erhvervsstyrelsens praksis

Underskrift med en digital signatur, der efter Forordningen er en kvalificeret elektronisk signatur, og som fremgår af eIDAS Trusted List, vil uden videre blive anerkendt af Erhvervsstyrelsen, hvorefter det pågældende selskabsdokument efterfølgende vil få retsvirkning efter sit indhold.

Ved en underskrift med en digital underskriftsløsning, der ikke er en kvalificeret elektronisk signatur i Forordningens forstand, vil Erhvervsstyrelsen – henset til Forordningens forbud mod nægtelse af digitale underskrifter alene med begrundelse i, at de ikke kan kategoriseres som kvalificerede elektroniske signaturer efter Forordningen – foretage en konkret vurdering af, hvorvidt underskriften kan anerkendes.

Erhvervsstyrelsen lægger på disse parametre

I denne vurdering vil Erhvervsstyrelsen ifølge vejledningen lægge vægt på:

• om underskriften er klart knyttet til underskriveren
• om underskriften kan identificere underskriveren og
• om sikkerheden i underskriftsløsningen er tilfredsstillende.

Vejledningen indeholder endvidere en ikke-udtømmende liste over digitale underskriftsløsninger, der efter Erhvervsstyrelsens praksis umiddelbart vil blive henholdsvis accepteret og afvist. Afgørende for denne vurdering er, om underskriften påføres på en sådan måde, at den sikrer en entydig identifikation af underskriveren.

Disse underskrifter er acceptable

Følgende digitale underskrifter accepteres umiddelbart efter vejledningen:

• Underskrift ved brug af en dertil indrettet software, der anvender NemID, eksempelvis Penneo og esignatur.
• Underskrift ved brug af en underskriftsløsning, der fremgår af eIDAS Trusted List.
• Underskrift i hånden med et tegneprogram, eksempelvis på iPad med en touchskærm.

Disse underskrifter er ikke acceptable

Følgende digitale underskrifter accepteres umiddelbart ikke efter vejledningen:

• Underskrift med en kursiv eller anden skrifttype i et tekstbehandlingsprogram, eksempelvis i Word.
• Underskrift, der udelukkende er valideret via underskrivers e-mailadresse.
• Underskrift af en fuldmægtig på vegne af underskriver, hvor fuldmagten ikke samtidig med anmeldelsen er indberettet til Erhvervsstyrelsen.

Underskriftstidspunktet

Digitale underskriftsløsninger angiver som oftest, hvornår et dokument er blevet underskrevet elektronisk, og de digitale løsninger opfylder i de tilfælde kravet om datering af selskabsdokumenter.

Efter Erhvervsstyrelsens praksis regnes dokumentets underskriftsdato som den dato, hvor det pågældende selskabsdokument er blevet elektronisk underskrevet.

Tidspunkt for den sidste persons underskrift er afgørende

Er der flere underskrivere, er tidspunktet for den sidste persons underskrift afgørende for underskriftsdatoen.

Det skal i denne relation erindres, at der skal være overensstemmelse mellem dokumentets underskriftsdato og en i selskabsdokumentet angivet dato, eksempelvis ved udfærdigelsen af et stiftelsesdokument med angivelse af en specifik stiftelsesdato.

Såfremt det findes praktisk umuligt for de påkrævede underskrivere at underskrive dokumentet samme dag, vil det være muligt at udfærdige en tydeligt afgrænset specialfuldmagt, hvorefter den fuldmægtige kan underskrive på fuldmagtsgivers vegne. En sådan fuldmagt må i så fald indberettes sammen med det pågældende dokument for at undgå afvisning af dokumentet.

Opbevaring af selskabsdokumenter

Erhvervsstyrelsens vejledning fastslår slutteligt, at de gældende regler for opbevaring af selskabsdokumenter tillige finder anvendelse, hvor dokumenterne er underskrevet med en digital underskrift.

Digitalt underskrevne dokumenter skal således også opbevares på betryggende vis i minimum fem år fra udløbet af det regnskabsår, dokumenterne vedrører.

Læs hele vejledning her