Hvorfor er dine interne kontroller vigtige?
I mindre virksomheder er der typisk korte beslutningsveje, stor tillid og få personer, der håndterer mange forskellige opgaver. Det er en styrke i den daglige drift – men det kan også gøre din virksomhed sårbar.
Når samme person kan oprette leverandører, bogføre fakturaer og gennemføre betalinger, øger det risikoen for fejl eller misbrug. Når du ikke løbende afstemmer lageret, kan svind, ukurans eller registreringsfejl blive opdaget for sent. Og hvis du ikke følger systematisk op på debitorer, kan likviditeten hurtigt komme under pres.
Gode interne kontroller beskytter derfor både din virksomhed, dine medarbejderne og ledelsen.
Godkendelser – hvem må beslutte hvad?
En af de mest enkle kontroller er klare godkendelsesregler og faste procedurer. Det kan fx være, at:
- ejer eller daglig leder skal godkende indkøb over et bestemt beløb
- nye leverandører kun oprettes efter godkendelse
- en anden person end den, der har udstedt fakturaen, godkender kreditnotaer
- større rabatter eller afvigende betalingsbetingelser godkendes særskilt
Det afgørende er ikke at gøre godkendelsesproceduren omfattende. Det afgørende er, at du tager stilling til, hvem der må godkende hvad – og hvornår.
Hent din praktiske guide til interne kontroller i din SMV
Funktionsadskillelse – også når I kun er få personer i virksomheden
Funktionsadskillelse betyder, at kritiske opgaver fordeles mellem flere personer. I store virksomheder sker det ofte gennem formaliserede roller og systemrettigheder. I mindre virksomheder er det ikke altid praktisk muligt. Men princippet er stadig vigtigt.
Hvis du ikke kan adskille alle funktioner, bør du i stedet indbygge kompenserende kontroller. Det kan for eksempel være, at ejer eller ledelse løbende gennemgår bankbetalinger, kreditnotaer, ændringer i leverandørdata eller afstemninger.
Eksempler på god funktionsadskillelse i en mindre virksomhed:
- én person bogfører leverandørfakturaer, mens en anden godkender betalingen
- én person opretter kunder, mens en anden godkender kreditgrænser
- lageroptælling foretages af en anden person end den, der har det daglige lageransvar
- ledelsen gennemgår bankkonti og afstemninger med faste intervaller
I praksis handler det om at undgå, at én person har fuld kontrol over hele processen fra start til slut.
Interne kontroller skal passe til virksomheden
Der findes ikke én model, der passer til alle virksomheder. De bedste interne kontroller passer til din virksomheds størrelse, risici, medarbejdere og systemer.
For nogle virksomheder er få faste ledelsesgennemgange tilstrækkeligt. For andre kan det være relevant med mere formaliserede godkendelser, tydelige systemrettigheder og faste afstemninger.
Det vigtigste er, at kontrollerne er realistiske.
Hvis de bliver for tunge, bliver de sjældent fulgt i praksis. En god intern kontrol skal være enkel, forståelig og indarbejdet i den daglige drift.
Et godt sted at starte
Du kan med fordel starte med at stille dig selv nogle enkle spørgsmål:
- Hvem kan godkende betalinger?
- Hvem kan ændre leverandøroplysninger?
- Hvordan opdager vi dobbeltbetalinger eller fejlagtige betalinger?
- Hvordan følger vi op på gamle debitorer?
- Hvordan kontrollerer vi, at lageret faktisk stemmer?
- Er der områder, hvor én person kan gennemføre hele processen alene?
- Hvilke gennemgange foretager ledelsen – og hvor ofte?
Svarene giver ofte et godt billede af, hvor din virksomhed er mest sårbar, og hvor simple kontroller skaber mest værdi.
