Ny bogføringslov: Sådan lever du op til kravene med C5, NAV og XAL

Det kan give udfordringer for en række af dem, der lige nu bruger et bogføringssystem, der ikke står til at blive godkendt af Erhvervsstyrelsen. Den logiske løsning er naturligvis at skifte til et af de systemer, som Erhvervsstyrelsen forhåndsregistrerer.

Dermed vil det være udbyderen af systemet, der har ansvaret for, at det lever op til kravene i den nye bogføringslov. Det kan dog være en både dyr og ressourcekrævende proces at skifte sit bogføringssystem. Men der findes også en anden løsning – en lidt mere overset en af slagsen.

Erhvervsstyrelsen har nemlig gjort det muligt at beholde sit nuværende bogføringssystem som et specialtilpasset system, hvis du selv sørger for at leve op til nogle nye krav. Det er egentlig ikke så svært, hvis du får overblikket over, hvilke krav der skal efterleves.

Digital fremtid

Den nye bogføringslov betyder kort fortalt, at alle virksomheder med en omsætning på over 300.000 kr. fremover skal bogføre alt digitalt.

Det omfatter bl.a., at du kan koble sig op til Nem-Handel og sende og modtage elektroniske fakturaer som datafiler (OIOUBL og PEPPOL).

Er du blandt de ca. 40.000 virksomheder, som snart skal leve op til de nye krav, og anvender du ERP-systemet C5, XAL eller NAV, lever du allerede op til en del af kravene i den nye bogføringslov.

Måske har du allerede tilført dit system et modul til fx digitalisering af bilag, afsendelse af e-fakturaer eller andet, og så er du godt på vej, men ikke helt i mål, og det er vigtigt, at du passer på compliant-fælden. For selv om du har fx et bilagshåndteringssystem, der er compliant med et enkelt krav i bogføringsloven, betyder det ikke, at bogføringssystemet er compliant med alle krav.

Mange udbydere udtaler sig nemlig kun om netop sin egen funktion.

Lad os tage et par eksempler:

Eksempel 1

Et krav fra Erhvervsstyrelsen er, at virksomhedens digitale bogføringssystem skal indeholde felter til brug for virksomhedens oplysning af følgende forhold ved bogføring af hver enkelt transaktion: transaktionsdato, beløb, bilagsnummer, transaktionstekst og transaktionsdagens kurs eller anden omregningsfaktor, hvis registreringen foretages i andet end DKK.

I standardversionen af alle udgaver af C5, XAL og NAV er de nødvendige felter allerede tilgængelige. For at opfylde kravet skal man blot sørge for, at bogføringssystemets valutakurstabel opdateres regelmæssigt, og at transaktionsfelterne anvendes i den daglige bogføring.

Eksempel 2

Et andet eksempel er kravet om sikkerhedskopi. Det siger bl.a., at virksomhedens digitale bogføringssystem mindst en gang om ugen automatisk skal tage en sikkerhedskopi af alle bogførte transaktioner og bilag.

For at opfylde kravene til backup er det nødvendigt at udvide funktionaliteten i bogføringssystemet, hvilket inkluderer implementeringen af en automatiseret backup af bogføringssystemets database, der indeholder de bogførte transaktioner.

Desuden er det afgørende at sikre, at samtlige bilag, der ikke er gemt i den samme database, også bliver inkluderet i backupprocessen. Den tekniske tilgang til at udføre backuppen vil i høj grad afhænge af de mekanismer, der er tilgængelige i standardversionen af det pågældende bogføringssystem.

Kan det betale sig?

Det er en vurdering fra virksomhed til virksomhed, om det kan betale sig at skifte hele sit bogføringssystem, eller om du i stedet skal udvide dit nuværende system, så det lever op til kravene.

Det kan fx være, at din virksomhed står over for et salg, fusion eller generationsskifte inden for en årrække. Måske skal din virksomheds bogholder på pension om et par år eller har rigeligt andet at se til end at skulle forholde sig til et systemskifte – i de tilfælde vil det være en god idé at vente med at skifte hele sit system.

En god tommelfingerregel er, at du ved at beholde det nuværende system kan forvente en engangsomkostning på 10.000 kr. og hertil 1.000 kr. i licens om måneden for at få det til at leve op til kravene. Heldigvis vil der kun være få ting, du skal forholde dig til, og den tidsmæssige investering kan klares på ca. 4 timer inkl. undervisning.

Det skal man holde op mod omkostningerne for et komplet skifte.

Uanset om du skifter eller moderniserer sit nuværende system, får du en række fordele, som du ikke har haft hidtil. Det gælder fx, at du ikke længere behøver at indtaste fakturaer, som leverandøren allerede har indtastet én gang – du undgår altså en del manuelt dobbeltarbejde.

Du skal senest benytte et forhåndsregistreret standardsystem eller have optimeret sit specialtilpassede system i løbet af 2024, men da mange leverandører begynder at have rigtig travlt, bør man allerede nu undersøge sine muligheder.

Kilde: Facit december, 2023 – redigeret artikel af Henrik Kruse, CEO, Digisense