Velkommen til den digitale nutid – er du gearet?

Behov for øget digitalisering blandt danske SMV’er

Vi bryster os generelt af en høj grad af digitalisering i Danmark, og de skiftende regeringer undlader ikke at fortælle om Danmark i den digitale førertrøje, når vi fx sammenligner os med andre EU-lande, ja resten af verden.

Men dykker vi ned i tallene, viser det sig, at SMV’erne over de sidste 10 år er halet ind på de store virksomheder, når det gælder basale, digitale teknologier. Men tallene viser også, at SMV’erne i stigende grad halter bagefter, når det gælder anvendelsen af de avancerede, digitale teknologier (omfatter kunstig intelligens, business Intelligence, dig data, cloud computing, automation og fysiske robotter eller software-robotter, internet of things, VR, mv).

En analyse udarbejdet på vegne af bl.a. FSR (brancheorganisation for danske revisorer i september 2021) viser, at hver tiende SMV (11%) i dag ikke bruger digitale teknologier i deres virksomhed – heller ikke relativt simple digitale teknologier såsom økonomi- og regnskabssystemer, elektronisk fakturering, online mødeservices og lign.

En måde, hvorpå virksomheder kan øge produktiviteten og konkurrenceevnen, er gennem brugen af digitale teknologier. Ofte vil digitale teknologier kunne øge effektiviteten af arbejdsgange, reducere omkostninger og tidsforbrug mv.

Så hvor skal virksomheden starte, når digitalisering kan så uendelig meget.

Skal virksomheden fokusere på automatisering af de administrative processer, på digitalisering af kerneprocesser, på produktionsprocesser eller på nye og stærkere værditilbud?

Bestyrelsens ansvar

Digitalisering bør være en fælles indsats på tværs af alle niveauer i virksomheden – også i bestyrelsen.

Det er bestyrelsens ansvar at se og afstikke de langsigtede perspektiver for virksomhedens udvikling. Det er dermed også bestyrelsens ansvar at sætte digitalisering på bestyrelsens agenda i bestyrelseslokalet, og dermed sikre den digitale værdiskabelse for virksomheden.

Det kræver et indgående kendskab til og forståelse for virksomhedens forretningsmodel. Og det er her, du skal starte i virksomheden.

Når du kender den brændende platform mere indgående, bliver landskabet over de digitale muligheder tydeligere, hvor de digitale værktøjer og teknologier kan berige forretningen.

Mange tusind selskaber skal skifte til et andet digitalt bogføringssystem eller opgradere det eksisterende. En del af disse består af iværksættere og virksomhedsejere, som ikke er digitalt indfødte og derfor ikke umiddelbart har flair for et sådant skifte og kan mangle både kompetencer og omstillingsparathed.

Ny bogføringslov som løftestang

Graden af digitalisering i virksomheders bogholderi varierer ligeså meget, som der er forskellige virksomheder.

Nogle er født digitale, hvor andre først skal til at omlægge hele eller dele af virksomheden og bogholderiet. Det kan være, at det nuværende økonomiprogram udfases, og det er tid til at kigge nye veje for bogholderiets arbejdsgange.

Nye arbejdsgange i bogholderiet kan være løftestangen mod de avancerede teknologier og til at strømline virksomheden med nutiden. Helt konkret giver det dig mulighed for at få et dybere indblik i virksomhedens økonomi og at følge virksomhedens data og nøgletal i realtid.

Seminar om bogføringslov:
Hvad er regler og tidsfrister helt overordnet? Og hvordan kan du bruge den til din fordel?

Ny lov som løftestang mod de avancerede teknologier

Der kan ligge en generationsmæssig udfordring i at overgå fra analoge til digitale systemer. En del virksomhedsejere og bogholdere er fra ældre generationer, og for mange af disse er digitaliseret bogføring ikke let og intuitivt.

Bogføringsloven er under forandring og medfører en række krav om digital bogføring. Loven, som er vedtaget 19. maj 2022, fremstår nu mere nutidig og tager hensyn til den digitale verden, vi lever i.

Loven implementeres i forskellige tempi. Den 1. juli 2022 trådte første del i kraft. Den 1. januar 2023 er næste fase af de nye krav trådt i kraft.

Under hensyntagen til de store omvæltninger den nye bogføringslov medfører med krav om brug af godkendte digitale bogføringssystemer, krav om digital opbevaring og opbevaring af sikkerhedskopi af registreringer og bilag hos tredjemand betyder de nye krav også:

• definitionen af regnskabsmateriale nu er udvidet
• krav til løbende afstemninger
• krav til beskrivelse af bogføringsprocedurer
• øget bogføringskontrol og revisortilsyn
• skærpet straf

Brugbart datagrundlag der optimerer forretningsprocesser

En papirløs administration er fremtiden, måske nærmere nutiden (?), for alle virksomheder uanset størrelse og branche. Det gælder alt fra faktura og ansættelses- og kundekontrakter til årsrapporter og mødereferater. Det handler ikke kun om at spare på printpapiret og medarbejdere, men at bidrage til en et glidende arbejdsflow og skabe et overblik, der kan tilgås fra alle steder og tidspunkter.

Det handler om at identificere, hvad der giver mening for netop din virksomhed – om virksomheden begynder fra bunden med digitaliseringen eller blot mangler at fylde de sidste analoge huller ud.

Digitalisering bidrager med et brugbart datagrundlag, der kan optimere forretningsprocesserne – og dermed sikre høj administrativ kvalitet, mindske fejl og frigøre ressourcer til kerneopgaverne.

Merværdi for virksomheden, kunderne og forretningsgrundlaget

Overgangen til den digitale administration må alene ses som første skridt på vejen til at arbejde videre med de digitale muligheder. Muligheder, som findes og som i høj grad kan være med til at skabe merværdi for virksomheden, kunderne og endda kan blive en del af hele forretningsgrundlaget.

Det er tankegangen, som er vigtig.