Det betyder, at hvis dit selskab med regnskabsår 1/7-30/6 anvender et registreret bogføringssystem, skal dit selskab bogføre digitalt fra 1. juli 2024. Har dit selskab regnskabsår 1/1-31/12 og anvender et registreret bogføringssystem, skal det derimod først bogføre digitalt fra 1. januar 2025.
Se fortegnelse over registrerede bogføringssystemer:
Se registrerede bogføringssystemer
Centrale ændringer og krav til digital bogføring
En af de mest markante ændringer med den nye bogføringslov er kravet om, at alle selskaber skal bogføre digitalt. Dette medfører at dit selskabs transaktioner, herunder registreringer og købs- og salgsbilag skal ligge i et digitalt bogføringssystem.
Det er kun registreringer og transaktioner af visse købs- og salgsbilag, du skal opbevare digitalt. Det materiale, der fortsat er undtaget fra digital opbevaring, er således fx følgende:
- Bilag, der vedrører andre transaktioner end købs- og salgstransaktioner, fx lønbilag, rejseafregninger, afskrivninger, samt kassestrimler fra et salgsregistreringssystem.
- Beskrivelse af virksomhedens bogføringsprocedurer
- Dokumentation for oplysninger i ledelsesberetningen og noter
- Årsregnskaber og øvrige regnskaber
- Revisionsprotokoller eller tilsvarende rapportering, fx ledelsesbreve.
Det forhold, at et dokument ikke skal opbevares digitalt, betyder ikke, at dit selskab dermed generelt er fritaget for opbevaring af det pågældende dokument. Dit selskab skal således stadig sikre, at alt regnskabsmateriale, uanset om det skal opbevares digitalt eller fysisk, opbevares på betryggende vis i mindst fem år.
Kontrol og sanktioner
Med den nye bogføringslov er der indført strengere kontrol med overholdelse af bestemmelserne om krav til bogføringssystemer og mulighed for at tvinge en virksomhed til at bruge et digitalt bogføringssystem.
Derudover er der indført en ny straffebestemmelse med et markant forhøjet bødeniveau. Et selskab kan således straffes med bøde for overtrædelse af kravet om digital bogføring.
I den forbindelse er det vigtigt, at du er opmærksom på, at såfremt dit selskab anvender et ikke-registeret bogføringssystem, er selskabet selv forpligtet til at sikre, at selve systemet overholder bogføringsloven. Uanset om du anvender et registreret eller et ikke-registreret bogføringssystem, vil ledelsen dog altid være ansvarlig for, at reglerne om digital bogføring er opfyldt.
Som bestyrelsesmedlem har du et overordnet ansvar for selskabets overholdelse af lovgivningen, herunder også bogføringsloven. Det er derfor vigtigt at være proaktiv og sikre, at selskabet er opdateret og følger de nye regler om digital bogføring.