Såfremt en ekstern kantineleverandør opkræver management fee, skal du konkret vurdere om, hvilke ydelser denne fee vedrører for at kunne afgøre, om du skal medregne beløbet (evt. kun delvist) til kostprisen.
I stedet for konkret at beregne kostprisen, kan du anvende to forskellige, forenklede ordninger til beregning af kantinemoms, alt efter om virksomheden selv driver kantinen eller ej.
I begge tilfælde er der fradragsret for al købsmoms af indkøb til kantinedriften.
De forenklede ordninger
De forenklede ordninger er et alternativ til en eksakt opgørelse af kostprisen. Det er virksomhedens eget valg, om den ønsker at anvende en forenklet ordning.
Ordning 1: Egen drift af kantine
Denne ordning kan du bruge, når din virksomhed selv driver kantinen.
Her beregner du kantinemomsen på grundlag af følgende priser (alle eksklusive moms):
- Indkøbspris af råvarer + 5%
- Indkøbspris af ekstern arbejdskraft til beskæftigelse med indkøb, tilberedning og salg i kantinen
- Lønninger til eget personale, der helt eller delvist er beskæftiget i kantinen – 25%.
De 5%, du beregner af råvareprisen, skal du anse for at dække virksomhedens udgifter til indkøb af køkkenmaskiner m.v.
De 25%, der fragår lønudgiften til eget personale, skal du anse for at udgøre lønninger til afrydning m.v., der er en generel omkostning for virksomheden og derfor ikke skal indgå i din beregning af kantinemomsen.
Ordning 2: Outsourcet kantinedrift til cateringfirma
Denne ordning kan du bruge, når kantinedriften er outsourcet, herunder også ved levering af færdiglavet mad udefra.
Kantinemomsen beregner du på grundlag af følgende priser (alle eksklusive moms):
- Den samlede indkøbspris (eksklusive moms)
- Lønninger til personale, der helt eller delvist er beskæftiget i kantinen – 25%.
De 25 %, der fragår lønudgiften til personale, skal du anse, ligesom ved ordning 1, for at udgøre lønninger til afrydning m.v., der er en generel omkostning for virksomheden og derfor ikke skal indgå i din beregning af kantinemoms.
Fælles for ordningerne er, at også når virksomheden anvender en forenklet ordning, skal alle udgifter til ekstern arbejdskraft, der medgår til køb, fremstilling og salg af varen, herunder også udgifter til rengøring i forbindelse med madlavningen, medregnes til kostprisen.
Servering i forbindelse med møder mv.
Din virksomhed har fradragsret for moms af udgifter til servering af mad og drikke under møder med forretningsforbindelser samt interne medarbejdermøder med fagligt indhold, når møderne finder sted i virksomhedens egne lokaler. Dette gælder også ved afholdelse af interne kurser i virksomhedens egne lokaler. Fradragsretten afhænger af virksomhedens generelle momsfradragsret.
Fuldt momspligtige virksomheder har således fuldt fradrag for moms af udgifter til såkaldt mødebespisning, mens virksomheder med delvis momsfradragsret alene har delvist momsfradrag ved mødebespisning.
Såfremt en fuldt momspligtig virksomheds kantine står for serveringen under møder, skal du som følge heraf ikke afregne kantinemoms vedrørende mødebespisning.
Udgående moms
I forbindelse med opgørelse af kantinemomsen (den udgående moms) kan din virksomhed fratrække den andel, der vedrører mødeservering. Dette kan du både gøre ved den eksakte opgørelse af kostprisen eller under de forenklede ordninger.
Årlig opgørelse ved de forenklede ordninger
Bruger du de forenklede ordninger, skal du hvert år foretage en opgørelse af serveringen i forbindelse med møder, således at beregningsgrundlaget for din afregning af kantinemoms bliver reduceret.
Reduktion i indeværende år kan ske med samme andel, som virksomhedens kantine i det foregående år leverede gratis bespisning. Du skal så i det følgende års første momsperiode foretage en eventuel regulering, dog ikke hvis udsvinget er mindre end 5 procentpoint.
Alternativt kan du anvende en fast reduktionsprocent på 3. Det vil sige, at hvis der bare er et minimum af mødeservering, kan dit beregningsgrundlag for afregning af kantinemoms altid reduceres med 3%. Der gælder særlige regler for virksomheder med delvis momsfradragsret.
Afsluttende bemærkninger
Skattestyrelsen har øget fokus på, om virksomheder afregner den korrekte kantinemoms.
Styrelsen har skrevet til mange virksomheder og vejledt om reglerne, og du må forvente, at denne vejledning bliver fulgt op af en kontrolindsats på området.
I første omgang er det dog væsentligt, at din virksomhed er opmærksom på pligten til overhovedet at beregne og afregne kantinemoms. Herefter skal virksomheden klarlægge, om du skal opgøre kantinemomsen på baggrund af den eksakte kostpris, eller om du bør bruge en af de forenklede ordninger i stedet.
De typiske fejl er, at virksomhederne foretager fradrag, men ikke samtidig afregner udgående moms eller kun afregner udgående moms af medarbejderbetalingerne. Samtidig skal virksomhederne sørge for også at opnå de berettigede momsfradrag for udgifter i forbindelse med mødebespisning.
Kilde: Facit marts, 2023 – redigeret artikel af Jacob S. Larsen, Senior Tax Manager, Revitax
