I maj 2020 blev den såkaldte kontrolpakke vedtaget. Pakken har det overordnede formål at sætte mere målrettet ind over for økonomiske svindel gennem en styrket kontrol på selskabs- og regnskabsområderne og derved også understøtte skatteforvaltningens indsats mod skatteunddragelse.
Kontrolpakken indfører nye regler i selskabsloven om udarbejdelse og opbevaring af selskabs- og virksomhedsdokumenter, ligesom den indfører nye kontrolbeføjelser for Erhvervsstyrelsen.
Men kontrolpakken medfører også helt centrale krav til din virksomhed om, hvordan virksomheden skal opbevare sine virksomheds- eller selskabsdokumenter samt hvordan virksomheder og selskaber kan blive slettet eller opløst af myndighederne.
Reglerne gælder for selskaber omfattet af selskabsloven, der blandt andet omfatter aktieselskaber, anpartsselskaber og partnerselskaber samt kommanditselskaber og interessentskaber omfattet af lov om visse erhvervsdrivende virksomheder.
De nye definitioner af Virksomhedsdokumenter og Selskabsdokumenter
For bl.a. aktie- og anpartsselskaber efter selskabsloven bliver et nyt begreb – ”selskabsdokumenter” – indført. I vidt omfang omfatter begrebet virksomhedsdokumenter de samme dokumenter, herunder blandt andet stiftelsesdokument, vedtægter, ejerbog, forretningsorden mv.
For kommanditselskaber og interessentskaber indføres en pendant, der omtales som virksomhedsdokumenter. Herved forstår man alle de dokumenter, der skal udarbejdes efter lov om visse erhvervsdrivende virksomheder.
Der gælder forskellige krav til, hvilke dokumenter henholdsvis et selskab og en virksomhed er forpligtet til at udarbejde, afhængig af om selskabet / virksomheden er omfattet af reglerne i selskabsloven eller lov om visse erhvervsdrivende virksomheder. Derfor er de to begreber heller ikke helt ens.
Ejerbog
Det centrale ledelsesorgan i et selskab har pligt til at føre en ejerbog, mens kapitalejere har pligt til at give meddelelse til selskabet, når der sker ændringer i ejerforhold.
For virksomheder, der er omfattet af lov om visse erhvervsdrivende virksomheder, gælder fx ikke samme krav om at føre en såkaldt ejerbog, som selskaber, der er omfattet af selskabsloven, er pålagt. I sagens natur gælder der andre regler for selskaber omfattet af selskabsloven angående dokumentation for indbetaling af selskabskapital, fx ved selskabsstiftelse eller kapitalforhøjelse.
Bestyrelsesdokumenter
Der eksisterer en række formelle krav til bestyrelsesdokumenter, herunder udarbejdelse af forretningsorden for bestyrelsen samt referat af møder i ledelsen og generalforsamlinger, som ikke findes i lov om visse erhvervsdrivende virksomheder.
Forskellen på et selskabsdokument og et virksomhedsdokument knytter sig til forskellen på de dokumenter, der er påkrævet af henholdsvis et selskab eller en virksomhed.
Eksempler på virksomhedsdokumenter, der er omfattet af opbevaringspligten, er:
- stiftelsesdokument
- vedtægter
- oplysninger om ejerforhold
- dokumenter, som virksomheden lader udarbejde, fx af en advokat eller revisor, og som indgår i en virksomhedsretlig beslutning i selskabet
- generalforsamlingsprotokollater, eventuelle bestyrelsesprotokollater og forretningsorden for bestyrelsen
- dokumentbilag i forbindelse med spaltning, kapitalforhøjelse, kapitalnedsættelse, vurderingsmandsudtalelser
Opbevaringspligt
Med kontrolpakken bliver nyt krav indført om opbevaring af virksomhedsdokumenter og selskabsdokumenter.
Opbevaringspligten gælder ”selskabsdokumenter”, dvs. ethvert dokument som skal udarbejdes efter selskabsloven eller regler fastsat i medfør af selskabsloven.
Hvem skal sørge for opbevaring?
Det er virksomhedens ledelse, der skal sørge for, at virksomhedsdokumenter og selskabsdokumenter opbevares behørigt. Ledelsen skal her forstås i relation til opbevaringspligten som det ledelsesorgan, der varetager den daglige ledelse, svarende til en direktion.
Hvor længe skal opbevaring ske?
For begge typer af dokumenter gælder, at de skal opbevares i fem år fra udgangen af det regnskabsår, som dokumenterne vedrører.
Hvordan skal opbevaring ske?
Dokumenterne skal opbevares på betryggende vis, hvilket betyder, at de i rimeligt omfang skal beskyttes mod tyveri, brand og anden tilsigtet eller utilsigtet ødelæggelse eller bortskaffelse. Det skal samtidig være muligt at fremfinde (selvstændigt og entydigt) de pågældende dokumenter i hele opbevaringsperioden.
Den daglige ledelse skal løbende kontrollere opbevaringen, så blandt andet elektronisk opbevarede dokumenter til enhver tid kan fremfindes og udskrives i klar skrift. Opbevares dokumenterne elektronisk er det et krav, at der løbende tages backup af materialet.
Man kan overdrage opbevaringen af dokumenterne til andre end virksomheden eller selskabet selv. Ledelsen har dog ansvaret for til enhver tid og uden vanskeligheder kan gøre dokumenterne tilgængelige for offentlige myndigheder, som har ret til at kræve indsigt i dokumenterne.
Det er tilladt at opbevare dokumenterne elektronisk, men i så fald skal direktionen have adgang, og være i stand til at give de danske myndigheder adgang uden vanskeligheder.
Hvad sker der, hvis der kommer ny ledelse eller ophører?
Fratræder den daglige ledelse i en virksomhed eller selskab, forbliver pligten til at opbevare dokumenterne hos den fratrædende ledelse frem til fratrædelsestidspunkt, og først herefter overgår opbevaringspligten til den nye ledelse.
Ophører en virksomhed eller selskab, skal den senest registrerede ledelse sørge for, at dokumenterne fortsat opbevares i 5 år frem fra udgangen af det regnskabsår, som dokumenterne vedrører.
